Guía de usuario

0. Introducción

Qué es Apuntia

Apuntia gestiona campamentos y actividades de principio a fin: la oferta, las inscripciones y los cobros, la facturación y la contabilidad, el día a día del campamento (grupos, asistencia, recogidas, salud) y la comunicación con las familias. Funciona dentro de vuestra web de WordPress y usa WooCommerce para cobrar.

Esta guía explica cómo se usa, ordenada por perfiles. Cómo se instala y se configura está en la Guía de parametrización.

Las tres apps y el escritorio de WordPress

Las direcciones son las que vienen por defecto; la administración puede cambiarlas en Ajustes › General. Las familias también se inscriben desde el formulario de inscripción, una página de vuestra web.

Cómo se entra

• App de gestión: con el mismo usuario y contraseña de WordPress. Se abre desde Apuntia › Abrir la app de gestión o desde «App de gestión» en la barra superior.
• Apps de familias y de monitores: sin contraseña. Se escribe el email y llega un código de 6 cifras que vale 10 minutos y una sola vez.

Cada persona ve solo las secciones que permite su perfil (ver Perfiles y permisos). Si la sesión caduca mientras trabajas en la app de gestión, no se pierde lo que estabas haciendo: pulsa Volver a entrar y después Ya he entrado: continuar.

Instalar una app en el móvil

Las tres apps se instalan desde el navegador, sin tienda de aplicaciones:

1. Abre la dirección de la app en el navegador del móvil.
2. En Android (Chrome), menú ⋮ › Instalar aplicación o Añadir a pantalla de inicio. En iPhone (Safari), botón Compartir › Añadir a pantalla de inicio.
3. El icono aparece con el nombre, el color y el logo de vuestra entidad.

Idioma: español o inglés

Apuntia funciona en español y en inglés. Cada persona elige su idioma en su perfil de WordPress o con el enlace English / Español de la barra de las tres apps y del formulario. En un sitio en español no cambia nada si nadie elige inglés.

• La familia recibe los correos y los PDF en el idioma en que se inscribió.
• Los textos propios de la entidad (tipos, servicios, descuentos, autorizaciones, plantillas de correo…) se ven en inglés cuando la administración los ha traducido; si no, se ven en español.
• Esta guía y las novedades por versión están solo en español; quien usa Apuntia en inglés ve un aviso.

Convenciones de esta guía

• Las rutas se escriben así: Inscripciones › Lista de espera (sección › pestaña de la app de gestión).
• Los ejemplos de importes, nombres y fechas son ficticios.
• Lo que aún debe comprobarse con medios reales (por ejemplo, la pasarela de pago con el banco) va en un recuadro de aviso.
• Plan indica en qué plan comercial está un módulo cuando no está en todos (ver Planes y módulos).

Parte 1 · Gestión

Esta parte es para el equipo de la entidad que trabaja en la app de gestión: dirección, coordinación, administración económica, enfermería, comisión de valoración y ocupación.

Perfiles y permisos

Lo que ve cada persona depende de su rol de WordPress. La administración del sitio lo asigna en Usuarios (ver la Guía de parametrización, apartado Roles).

Cuando una pantalla está en solo lectura, la app lo indica con «Solo lectura». Si hay varias sedes, cada persona ve además solo las ediciones de las sedes que tiene asignadas.

1. La app de gestión: panel y navegación

El menú de la izquierda (en el móvil, el botón Menú) tiene las secciones y sus pestañas. Las pantallas que viven en el escritorio de WordPress llevan una flecha ↗. La app recuerda la última pantalla que usaste en ese navegador.

El Panel resume la situación: plazas ocupadas por día, lista de espera, ocupación diaria con gráfico y tabla, mínimos por bloque y asistentes. Con permiso de cobros muestra también los pagos, los pendientes de gestión (cada uno abre la lista donde se resuelve) y el desglose de descuentos y servicios. Avisa además de días sin la ratio de monitores, titulaciones que caducan y plazos impagados.

• Los filtros son edición, año, tipo de campamento y bloque. Con Guardar estos filtros como guardas una combinación con nombre (cada persona ve solo las suyas).
• Con permiso de informes, el Panel se descarga en CSV o PDF.
• En Ajustes de la app se ve el plan contratado, lo que incluye y lo que añadiría el siguiente.

2. Ediciones, grupos y plazas

Una edición es una convocatoria (por ejemplo, «Verano 2027») con sus fechas, tipos de campamento, bloques o semanas, servicios, precios y plazas. Se crea y configura en Ediciones (detalle en la Guía de parametrización).

• Estado: en borrador se prepara; abierta se ofrece en el formulario dentro del plazo de inscripción.
• Vista previa: Ediciones › Formulario y permisos enseña el formulario de cualquier edición, incluso en borrador, sin cobrar ni reservar plazas.
• Mínimos: en Inscripciones › Mínimos se decide por tipo y bloque si la actividad se celebra: Confirmar, Prorrogar (con nueva fecha límite) o No se celebra, que prepara la cancelación y las devoluciones de todas sus inscripciones. Pide motivo y permiso de cobros.
• Grupos: en Grupos y asistencia › Grupos se crean los grupos de cada edición y tipo, se les asignan monitores y se reparten los participantes (también varios a la vez).

3. Inscripciones

Buscar

Filtrar cualquier lista

Todas las listas de la app de gestión tienen filtros de varias opciones. Dentro de un mismo filtro se suman las opciones que marques (por ejemplo, «Semana 1» o «Semana 2»); entre filtros distintos se exigen todos a la vez. Junto a cada opción se ve cuántos resultados da. Las tarjetas de resumen de arriba también filtran: al pulsar una, la lista muestra solo esos casos. La ayuda ¿Qué significa? de cada pantalla explica sus filtros y cifras.

En Inscripciones se filtra además por sede, turno, grupo, plan de pago, servicio, año de nacimiento, hermanos, importe pendiente y fecha de alta.

El buscador de Inscripciones recorre todas las inscripciones. Encuentra por nombre del responsable o de un participante (basta el principio de cada palabra: «mar gar» encuentra a María García), email, DNI o NIE, referencia de la inscripción (ocho caracteres) o número de pedido. Mayúsculas y tildes dan igual. Las combinaciones de filtros se pueden guardar con nombre.

Sin permiso de cobros se ve la vista operativa, sin importes ni documentos. Ninguna pantalla de inscripciones muestra datos de salud.

La ficha de una inscripción

Reúne responsable, participantes con su grupo, días y servicios contratados y, con permiso de cobros, pagos, devoluciones, documentos y cambios. Desde la ficha puedes:

• asignar el grupo de cada participante;
• conciliar un pago en revisión o emitir una factura pendiente;
• reenviar a la familia el acceso a sus documentos o abrir su portal;
• preparar un cambio administrativo.

Cada acción pide confirmación y no se duplica aunque se pulse dos veces. Al marcar varias filas aparecen las acciones masivas: Exportar a CSV, Asignar grupo y Reenviar acceso.

Cambios, anulaciones y saldo familiar

Las familias pueden pedir anular días, un bloque o servicios desde su app antes del plazo fijado y mientras el bloque no esté confirmado. En Inscripciones › Cambios y saldo familiar:

1. Revisa qué pide la familia y decide el importe a devolver (de cero al máximo), con un motivo.
2. Guardar decisión sin ejecutarla deja la decisión registrada.
3. Ejecutar anula la selección y, si el importe es positivo, emite la rectificativa y reconoce el saldo a favor de la familia. Exige el permiso de cierre económico.

El saldo se puede aplicar a una nueva inscripción de la misma familia y edición o devolver. Las compras ya cobradas no se recalculan: añadir un hermano o una semana no cambia los descuentos de lo ya pagado. Para pasar de semana a días (o al revés) se anula lo contratado y se contrata de nuevo.

4. Lista de espera y sala de espera

Lista de espera

Cuando no quedan plazas, la familia puede apuntarse a la lista de espera de ese tipo y bloque; no reserva ni cobra. En Inscripciones › Lista de espera:

• Con la oferta automática activa, cada plaza que se libera (anulación, reserva caducada, más cupo o cambio de día) se ofrece a la primera solicitud compatible por orden de llegada, durante 24 horas o las que se configuren. La familia recibe un enlace que abre el formulario con la plaza guardada.
• Si la rechaza o caduca, pasa a la siguiente. Nunca se ofrece la misma plaza a dos familias a la vez.
• Puedes pausar las ofertas nuevas, saltar una solicitud u ofrecer a mano una plaza libre. Estas acciones exigen permiso de cobros.

Sala de espera

Para aperturas con mucha demanda. Se activa por edición en Inscripciones › Sala de espera y necesita una fecha de apertura de inscripciones.

• Se configura cuántos minutos antes se abre la sala (30), cuántas personas entran por minuto (50) y cuántos minutos dura cada turno (10).
• Al llegar la hora, el orden de quienes esperaban se sortea; quien llega después va detrás por orden de llegada. Cada persona ve su posición y un tiempo estimado.
• La pantalla de control muestra en directo cuántas personas esperan, tienen turno, están en el formulario o han llegado al pago. Puedes cambiar el ritmo, pausar, reanudar o cerrar la sala (el formulario se abre para todos).

5. Familias y socios

• Familias con historial agrupa las inscripciones pagadas de una misma familia (mismo email y documento del responsable) en todas las ediciones, con sus documentos y saldo.
• Tutores y participantes y Clientes fiscales permiten corregir las fichas. Corregir una ficha no cambia inscripciones, presupuestos ni facturas ya emitidas.
• Cuentas de la app lista las cuentas de la app de familias: estado, último acceso, responsables e inscripciones vinculadas. Desde una cuenta puedes bloquearla, cerrar sus sesiones, reenviar cómo entrar o desvincular una inscripción.
• Autorizaciones firmadas muestra, por edición, el estado de cada autorización de cada participante (firmada, aceptada, pendiente, denegada, retirada), con sus evidencias y el PDF. Descargar pendientes da un CSV para reclamarlas.
• Autorizados de recogida muestra quién puede recoger a cada participante.
• Socios guarda los tutores socios (documento y fecha de nacimiento), uno a uno o con un CSV documento;fecha;nombre. El descuento de socio solo se aplica si el documento y la fecha que escribe el tutor coinciden.

6. Baremos y adjudicación Plan Total

Para convocatorias con más solicitudes que plazas, típicas de ayuntamientos, diputaciones y comunidades autónomas. Lo usa el rol Comisión de valoración (o un administrador), porque ve datos delicados como la renta o la discapacidad. Cómo se diseña el baremo está en la Guía de parametrización; aquí se explica el proceso.

1. Plazo de solicitud. Las familias piden plaza desde su app, ordenan los turnos que quieren y suben los justificantes. Pueden cambiar o retirar la solicitud hasta que cierra el plazo.
2. Revisión. Al cerrar el plazo, la comisión valida o rechaza cada justificante (con un motivo que ve la familia), puede corregir los puntos de un criterio o excluir una solicitud, siempre con motivo.
3. Calcular y simular. Puntúa, ordena y simula la adjudicación tantas veces como haga falta; la familia no ve nada hasta que se aprueba una lista.
4. Sorteo. Los empates se deshacen con los criterios de desempate y, al final, con el número del sorteo público: se escribe el número que salió (o lo elige el servidor). Con el mismo número y los mismos datos, el orden es siempre el mismo.
5. Lista provisional. Se aprueba al cerrar la solicitud. Las familias ven en su app su posición y sus puntos, criterio a criterio. El PDF público no lleva nombres: identifica con un código.
6. Reclamaciones. En su plazo, la familia reclama desde la app y puede subir otro justificante. Resolver una reclamación recalcula el resultado.
7. Lista definitiva. Se aprueba sin justificantes por revisar ni reclamaciones abiertas.
8. Adjudicación. Cada solicitud recibe el primer turno de sus preferencias con plaza, primero en los cupos de reserva a los que tiene derecho. Cada plaza se ofrece con un enlace y un plazo para aceptarla inscribiéndose y pagando; una renuncia o un plazo vencido pasa la plaza a la siguiente solicitud en espera.

Cada paso, incluidas las consultas de solicitudes y justificantes, queda en un registro encadenado: la app avisa si alguien lo hubiera alterado. Una vez aprobada una lista, el baremo queda congelado.

7. Cobros

Todo lo de este apartado exige permiso de cobros (coordinación, administración económica o administrador).

Cómo paga la familia

En el resumen del formulario, la familia paga con las pasarelas de WooCommerce (tarjeta, Bizum…), con carta de pago si la entidad la usa, o elige un plan de pagos a plazos si hay alguno disponible. El primer plazo se cobra al inscribirse y confirma la plaza. La plaza queda reservada unos minutos mientras paga; si no termina, la reserva caduca y la plaza se libera.

Cobros pendientes

Cobros › Cobros pendientes lista las inscripciones a plazos con importe por cobrar: lo pendiente, lo vencido, el próximo vencimiento y si hay un plazo impagado. Se filtra por edición, estado y fecha, con totales y CSV.

• Antes de cada vencimiento la familia recibe sola su enlace de pago, y el día del vencimiento un recordatorio.
• Enviar enlaces de pago manda a la vez (hasta 500) un enlace personal para pagar lo pendiente o hasta una fecha. No repite un envío de las últimas 24 horas salvo que marques reenviar.
• Un impago nunca anula la inscripción: avisa a la familia y a coordinación (también en el Panel) para que decidáis.

Envíos y devoluciones

Cobros › Envíos y devoluciones muestra la cola de facturas, justificantes, correos y devoluciones. Un correo o documento en revisión se reintenta. Una devolución en revisión no se repite: se concilia indicando la devolución de WooCommerce ya hecha y confirmando que consta en el banco.

Ausencias

Una ausencia registrada por los monitores no devuelve dinero por sí sola. En Cobros › Ausencias se solicita el ajuste de un día ausente, se ve el reparto propuesto y se aprueba o rechaza con un motivo. En una inscripción a plazos, el ajuste rebaja primero lo pendiente.

Conciliación con el banco

• Descuadres: cada día Apuntia revisa las inscripciones y apunta lo que no cuadra: cobrado sin factura, factura sin cobro, importes distintos, devoluciones a medias, pagos en revisión y documentos alterados. Cada descuadre enlaza a su inscripción. Revisar ahora lo repite al momento.
• Extractos del banco: importa el extracto en Norma 43 (cuaderno 43) o CSV. Importar dos veces el mismo extracto no duplica movimientos. Para cada movimiento Apuntia propone con qué cobro, liquidación de la pasarela, devolución o carta de pago casa; tú confirmas, emparejas a mano (con motivo si la suma no cuadra, por ejemplo por la comisión), descartas un movimiento ajeno o deshaces una decisión.

Becas y ayudas

En Cobros › Becas y ayudas se crean convocatorias de beca (porcentaje o importe, tope y plazo). Las familias las solicitan desde su app con un justificante; se conceden o deniegan con un motivo que ve la familia. La beca rebaja los plazos pendientes y, si no alcanza, devuelve el resto con su rectificativa. El informe por entidad sirve para justificar la ayuda.

8. Facturación, series y carta de pago

• Con la facturación automática, al confirmarse el cobro se emite la factura (o, en el sector público, el justificante de pago o la liquidación, con su numeración propia). Cada plazo tiene su propio documento.
• La factura desglosa base y cuota de cada impuesto (IVA, IGIC, IPSI, exento o no sujeto) y muestra cada descuento con su nombre.
• Una devolución nunca cambia la factura original: se emite una rectificativa en negativo.
• Facturación › Documentos y NCS busca facturas, justificantes y rectificativas por número o referencia, los descarga en PDF, los reenvía a la familia y prepara un ZIP para la gestoría.
• Facturación › Presupuestos y certificados da el presupuesto de cualquier inscripción y el certificado de asistencia de las pagadas, basado en las llegadas registradas (no en los días contratados).

Carta de pago

Si la entidad la usa, la familia elige «Carta de pago» y descarga un PDF con el importe, el plazo, una referencia RF y un código QR de transferencia. La plaza queda reservada hasta la fecha límite. Al importar el extracto del banco, un ingreso con esa referencia y el importe exacto la paga sola; si llega tarde, la entidad decide. También se puede marcar pagada a mano, con fecha y motivo.

9. Contabilidad: Excel NCS

En Contabilidad › Exportaciones y lotes se genera el lote para el programa de contabilidad (el Excel de NCS u otro formato activo en Integraciones › Contabilidad):

1. Elige el periodo y, si hay varias sedes, la sede o todas.
2. Crear lote y descargar Excel crea un lote identificado y guarda el fichero exacto.
3. Descargar el mismo Excel lo recupera sin crear otro lote.
4. Cuando la gestoría lo haya importado, marca el lote como importado, verificado o en revisión, con su referencia.

El Excel NCS tiene doce columnas: número, fecha de cobro, fecha de factura, forma de pago, cuenta de cobro, cuenta de ventas, NIF, nombre fiscal, descripción, base, cuota y total. Una factura con varios impuestos o cuentas ocupa una fila por cada uno. Los documentos ya exportados no se repiten salvo que marques la reexportación.

Con el módulo Equipo, Integraciones › Nóminas genera el archivo de horas para NCS Laboral.

10. Comunicación: avisos, muro de fotos y encuestas Plan Avanzado

Avisos

En Comunicación › Avisos, un aviso va a toda una edición, a un tipo, a un grupo, a un día o a las inscripciones que elijas. Antes de enviarlo ves a cuántas inscripciones y emails llega.

• Título de hasta 150 caracteres, texto de hasta 2.000 y hasta 3 adjuntos (PDF, JPEG o PNG de 5 MB).
• Se envía al momento o programado. Llega a la bandeja de la app de familias, por email (uno por dirección) y como notificación a quien la tenga activada.
• Puedes pedir confirmación de lectura y ver quién falta. Un aviso enviado no se cambia: se retira.

Los avisos escritos por un monitor quedan pendientes hasta que coordinación los aprueba en Grupos y asistencia › Avisos a familias. Los avisos preparados del catálogo salen al momento.

Muro de fotos

1. Actívalo en Comunicación › Muro de fotos › Ajustes y elige cuántos días se conservan las fotos tras la edición (60 por defecto).
2. Los monitores suben fotos desde su app. En Por revisar aparecen por grupo y día, con la lista de participantes sin permiso de imagen de ese grupo y día.
3. Para aprobar hay que marcar «He comprobado que no aparece nadie sin permiso». Nada se publica sin aprobar.
4. Cada familia ve solo las fotos aprobadas de los grupos y días de su hijo o hija.

Si una familia retira el permiso de imagen, aparece en Permisos retirados para revisar sus fotos publicadas. Las fotos se borran solas al pasar el plazo.

Encuestas

Comunicación › Encuestas crea encuestas de 1 a 20 preguntas (escala 1 a 5, recomendación 0 a 10, una opción, varias opciones o texto) para una edición o un tipo. Salen solas unos días después del final de la edición o al pulsar Enviar ahora, con un recordatorio opcional a quien no ha respondido. Los resultados dan media, reparto, NPS y comentarios, filtrables por tipo y grupo y descargables en CSV. En las anónimas (por defecto) nadie ve quién respondió y un filtro con menos de 5 respuestas no muestra datos.

11. Equipo: monitores, fichaje y nóminas Plan Avanzado

• Personal: ficha de cada persona del equipo (puesto, ediciones, datos de contacto cifrados). Desde la ficha se invita a la app de monitores (se crea su usuario y recibe el código por email) y se da de baja.
• Asignación: por día y grupo, inscritos, monitores necesarios según la ratio por edad y monitores asignados. Al asignar se avisa si la persona no está disponible o le falta una titulación obligatoria.
• Titulaciones y disponibilidad: cada persona tiene sus titulaciones con caducidad (certificado negativo de delitos sexuales, monitor de tiempo libre…). Se avisa 30 días antes de que caduquen. Cada monitor marca en su app los días que no puede trabajar.
• Fichaje: consulta del registro de jornada por persona y periodo. Se corrige, anula o añade un fichaje siempre con motivo; el original nunca se borra. Se descarga en CSV o PDF para firmar.

12. Salud y privacidad

Solo con el permiso de salud: el rol Enfermería o un monitor al que la administración se lo haya concedido (y solo para sus grupos). Abrir un listado o una ficha pide un motivo que queda registrado.

• Fichas de salud: por edición, día, grupo y alérgeno, quién tiene alergias, medicación u observaciones. Sin consentimiento de salud de la familia no hay datos.
• Medicación: pautas de cada participante y, cada día, las tomas: pendiente, atrasada, dada o no dada (con nota). Las registra enfermería aquí o los monitores con permiso desde su app.
• Atenciones: qué ha pasado, qué se ha hecho y si se ha avisado a la familia. Con «por la app», la familia recibe un mensaje sin el detalle clínico.
• Registro de accesos: con el permiso de protección de datos se ve quién consultó datos de salud, cuándo, desde dónde y por qué, descargable en CSV.
• Derechos y retirada de datos (escritorio): entrega de datos a una familia que lo pide y retirada de los de salud de una inscripción.

13. Programa, logística, alojamiento, transporte y becas Plan Avanzado

• Horario: la semana de cada grupo con sus actividades, hora, material y nota. Avisa de quién no tiene el permiso de piscina o de salidas para una actividad acuática o una salida. La semana se copia a otros grupos o semanas. Monitores y familias ven el horario de su grupo.
• Actividades: catálogo con lugar, tipo (normal, acuática o salida) y material.
• Comedor: comidas de cada día por servicio y dieta, sin detalle médico. Con el email del proveedor, se le envía cada día el número de comidas por dieta, sin nombres.
• Transporte y salidas: rutas con paradas (también en varios municipios), horas y autobuses con sus plazas; cada participante con su ruta, parada y autobús. Las salidas calculan el personal necesario por ratio. Las listas de ida y vuelta se marcan en la app de monitores.
• Material: existencias y, por día y hora, lo que falta porque varias actividades lo piden a la vez.
• Alojamiento (solo con pernocta): habitaciones y camas por edificio; por noche, quién duerme en cada cama. La propuesta automática respeta lo asignado y junta a quien pidió estar con alguien. Listado por habitación en PDF o Excel para el monitor de noche.

Las becas están en Cobros.

14. Bienvenida, inventario y entregas Plan Avanzado

Bienvenida y tienda › Inventario y entregas organiza los regalos de bienvenida (camiseta, gorra, botella…):

• Cada artículo tiene código, tipo de regalo (impide dar dos del mismo tipo al mismo participante en la edición), talla o variante y existencias.
• Confirmar entrega comprueba existencias y duplicados y registra quién entregó y cuándo.
• Para un cambio de talla, revierte la entrega con motivo y registra la nueva.

Bienvenida y tienda › Póliza y recursos guarda la documentación de la edición (bases, programa, material, contactos) para el personal o también para las familias, y los datos de los seguros.

Tienda de extras

En Bienvenida y tienda › Tienda de extras se venden extras ligados a una inscripción: camiseta, fotos, excursión, seguro ampliado… (cómo se crean está en la Guía de parametrización).

• Las familias compran desde su app, en una inscripción ya pagada. Cada compra es aparte, con su propio pago, su documento (factura o justificante) y sus filas en el Excel NCS.
• Las tallas u opciones quedan reservadas mientras la familia paga y se liberan si la reserva caduca.
• La tabla de Ventas muestra lo vendido. Las devoluciones las hace solo la organización desde ahí: Devolver una línea, con su motivo, o la compra entera. Se emite la rectificativa o el abono y la familia ve la línea como «devuelto».

15. Asistencia y recogida

Los monitores registran llegadas, ausencias, recogidas e incidencias desde su app (ver Parte 3). Coordinación lo sigue en Grupos y asistencia:

• Asistencia del día: llegadas, ausencias y recogidas por grupo, con avisos de horario e historial de cada participante. Coordinación puede corregir un registro con motivo. Informe CSV de hasta dos meses.
• Recogidas: quién recogió, a qué hora y cómo se comprobó (tarjeta QR, QR sin conexión, o lista y documento), con las recogidas excepcionales y las tarjetas revocadas usadas sin conexión.
• Incidencias: filtros por fechas, estado, grupo y tipo; seguimiento, notas, cierre y, si lo decidís, informar a la familia con un texto propio.
• Grupos: además de los grupos, las sesiones abiertas de cada monitor. Si se pierde un móvil o acaba la temporada, ciérralas desde aquí.
• Hojas e informe de asistencia (escritorio): hojas impresas con QR para días sin móvil, su volcado y el informe en PDF.
• Ocupación: el panel de plazas, también para el rol Ocupación.

16. Gastos y resultado (Analítica) Plan Total

La sección Analítica registra los gastos de cada campamento y los compara con lo facturado para saber qué deja cada edición, tipo y bloque. Es contabilidad de gestión: no genera asientos ni toca facturas ni numeración. Consultar exige el permiso de informes; registrar gastos, el de cobros; confirmar repartos y cerrar meses, el permiso de cierre (al principio solo lo tiene el administrador).

Registrar un gasto

En Analítica › Gastos, Nuevo gasto:

1. Documento: concepto, proveedor y su NIF, número de factura del proveedor y fecha.
2. Periodo de devengo: primer y último día en que se consume el gasto (no la fecha de la factura). Es lo que cuenta para el resultado.
3. Importes: base, IVA y total (debe ser base + IVA), y si el IVA es deducible: si lo es, el coste es la base; si no, el total.
4. Categoría (personal, alquileres, comida, material…) y naturaleza: fijo (no cambia con el número de niños, como el alquiler mínimo de una pista) o variable (crece con los asistentes, como los menús).
5. A qué se imputa:
   • Directo: a una edición, tipo y bloque concretos (y, si quieres, un día).
   • Compartido: entre varios tipos o bloques de una edición, con su criterio de reparto (días-niño contratados o asistencia registrada).
   • General: gastos de estructura de la entidad (coordinación, gestoría, seguros anuales), a un centro; quedan pendientes de reparto.
6. Pago: forma de pago y, cuando se pague, la fecha (sirve para tesorería). Registrar el pago no mueve dinero.
7. Adjunto: la factura del proveedor en PDF, JPG o PNG (hasta 10 MB), guardada cifrada.

Apuntia avisa si un gasto parece duplicado (mismo proveedor, referencia e importe). Un gasto se anula con motivo; nunca se borra.

Más formas de meter gastos

• Importar un CSV o Excel (hasta 2.000 filas) con vista previa, revisión fila a fila y detección de duplicados. No registra nada hasta confirmar.
• Recurrentes: duplicar un gasto para los próximos meses (de 1 a 24); se crean como borradores para revisar cada uno.
• Personal · NCS Laboral: importar el coste de empresa de cada trabajador por mes; se imputa a los grupos de cada monitor según los días trabajados, y lo demás a coordinación general.

Los borradores no cuentan en el resultado hasta que los confirmas.

Ingresos

Los ingresos de inscripciones y servicios salen solos de las facturas menos las rectificativas. Las subvenciones, patrocinios u otros ingresos se añaden a mano en Analítica › Ingresos.

Repartir los gastos generales

En Analítica › Reparto de gastos generales: eliges los gastos generales pendientes, el criterio (el del centro, días-niño, asistencia, porcentajes manuales que sumen 100 o no repartir) y los destinos; simulas, revisas que cuadra al céntimo y confirmas con un comentario. Un reparto confirmado no cambia; si cambia la actividad se marca desactualizado y se anula para rehacerlo.

Leer el resultado

• Resultado e indicadores: ingresos netos − variables directos = contribución; − fijos directos = margen directo; − compartidos y generales repartidos = resultado analítico. Incluye el punto de equilibrio (niños necesarios para cubrir costes) con semáforo rojo, ámbar o verde, y avisos si faltan gastos o asistencia.
• Presupuesto: por categoría, bloque y tipo, con niños y precio medio previstos; la previsión combina lo real hasta hoy y lo presupuestado. Se copia de otra edición con un ajuste de −100 a +100 %.
• Comparativa de ediciones: dos ediciones lado a lado.
• Tesorería: cobros, devoluciones y pagos por su fecha real, con acumulados semanales y mensuales.
• Control de cuadre: revísalo antes de dar por cerrado un mes.

Cerrar un mes bloquea los gastos cuyo devengo lo toque; reabrirlo exige permiso y motivo. Todo se exporta a un Excel de ocho hojas (resultado, bloques, gastos, ingresos, repartos, presupuesto, tesorería y criterios) para la asesoría.

17. Informes

Ocho informes económicos: resumen; ventas y descuentos; ocupación y servicios; asistencia y ausencias; clientes y familias; cobros y devoluciones; facturas y rectificativas; y control contable. Se descargan en Excel o PDF con todas las filas. Antes de comparar cifras entre informes, comprueba que usan el mismo alcance: fecha de servicio, de cobro o de factura.

Informes › Informes operativos: alergias (con permiso de salud y motivo), comedor, transporte, tallas y recogidas, por edición, día y grupo.

18. Varias sedes Plan Total

Si la entidad tiene varias sedes, cada edición pertenece a una. Lo que cambia en el trabajo diario:

• Cada persona con sedes asignadas ve solo las ediciones de sus sedes en las apps de gestión y de monitores. Los administradores ven todas.
• Informes, Analítica y la exportación a NCS se filtran por sede o suman todas.
• Si la sede tiene prefijo propio, sus facturas llevan su numeración (por ejemplo, NORC2600001).
• En el formulario, la familia elige sede cuando hay varias.

19. Temporada: preparar, cerrar y memoria

Preparar la nueva edición

1. En Ediciones, Duplicar la edición anterior. La copia queda en borrador con tipos, servicios, precios, horarios, edades, cupos, bloques y descuentos.
2. Revisa nombre, año, apertura y cierre, y todos los días de cada bloque: la copia no avanza las fechas sola.
3. Prepara de nuevo lo que no se copia: grupos, monitores y asignaciones, bienvenida, recursos, seguros y gastos.
4. Prueba precios con el simulador de la edición y revisa el formulario con la vista previa.
5. Abre la edición.

Duplicar nunca copia familias, inscripciones, cobros, facturas ni asistencia, y no reinicia la numeración de facturas.

Cerrar la edición

• Revisa Cobros › Conciliación › Descuadres y Cobros pendientes hasta dejarlos a cero o justificados.
• Exporta el último lote a NCS y márcalo cuando la gestoría lo confirme.
• Lanza la encuesta de satisfacción si no sale sola.
• Cierra las sesiones de los monitores en Grupos y asistencia › Grupos.
• Los datos operativos, de salud y las fotos se borran solos en los plazos de Ajustes › Privacidad; las facturas se conservan.

Memoria Plan Total

Con el módulo Sector público, Sector público › Memoria da por edición las plazas ofertadas, solicitadas, adjudicadas y ocupadas por turno y municipio; los ingresos por tarifa; las becas y reducciones; y las solicitudes por baremo. Incluye un cuadre entre lo cobrado y lo documentado y lista lo que no cuadra. Se descarga en Excel y PDF para intervención o pleno.

En el mismo módulo, Sector público › Comprobaciones reúne los justificantes de empadronamiento y de condiciones (familia numerosa, renta…) que suben las familias, para darlos por buenos o rechazarlos con motivo.

Parte 2 · Familias

Esta parte se dirige a las familias. La entidad puede enlazarla desde su web o reenviarla tal cual.

1. Tu cuenta y cómo entrar

1. Abre la app de familias (la dirección te la da la entidad; también va en los correos).
2. Escribe tu email y pulsa Enviar código. Te llega un código de 6 cifras que vale 10 minutos.
3. Escribe el código. La primera vez se crea tu cuenta; no hay contraseña que recordar.

La sesión dura 30 días en cada dispositivo. Desde Mi cuenta puedes cerrarla en este o en todos tus dispositivos. Instálala en el móvil para tenerla a mano (ver Instalar una app).

Las inscripciones hechas con tu email aparecen solas. Si hiciste alguna con otro email, añádela en Mi cuenta › Inscripciones con otro email: te llega un código a ese email.

La persona titular puede invitar hasta tres responsables más (por ejemplo, el otro progenitor), cada uno con su email, y retirarlos.

2. Inscribirse

1. Edición y días: elige la edición, el tipo de campamento y, para cada semana o bloque, Bloque completo, Días sueltos o No contratar. Con Añadir otro participante inscribes a hermanos en la misma inscripción.
2. Servicios: añade acogida, comedor u otros servicios solo en los días que los necesites.
3. Datos y permisos: datos del responsable y de cada participante, autorizaciones (imagen, salidas, piscina…), consentimiento de salud si quieres indicar alergias o medicación, y datos de factura.
4. Resumen: revisa participantes, días, servicios, descuentos y total. Aquí escribes el código promocional si tienes uno y eliges cómo pagar.
5. Pago: la plaza se reserva unos minutos mientras pagas.

Si inscribes con la sesión de la app abierta, el formulario se rellena con tus datos y los de tus hijos. Si no quedan plazas, puedes apuntarte a la lista de espera: si se libera una plaza, te llega un enlace para ocuparla en el plazo indicado.

En aperturas con mucha demanda puede aparecer una sala de espera: verás tu posición y, cuando llegue tu turno, tendrás unos minutos para empezar el formulario. Recargar la página no te hace perder el turno.

3. Descuentos y códigos

Los descuentos (hermanos, varias semanas, pronto pago, socio, familia numerosa…) se aplican solos si cumples la condición, y el resumen muestra cada uno con su nombre. Para el de socio, el documento y la fecha de nacimiento del tutor deben coincidir con la lista de la entidad. Si un código no es válido, el formulario solo dice «no es válido para esta inscripción».

4. Pagos y plazos

• Puedes pagar de una vez o, si la entidad lo ofrece, a plazos. El primer plazo confirma la plaza.
• Antes de cada vencimiento te llega el enlace para pagar. En la ficha de la inscripción tienes el calendario y los botones Pagar el próximo plazo y Pagar todo lo pendiente.
• Con carta de pago, descarga el PDF y haz la transferencia con la referencia que indica antes de la fecha límite.
• Facturas, justificantes y certificados de asistencia están en Documentos de cada inscripción.
• Si la entidad tiene becas, las solicitas desde la app con el justificante que se pida.

5. Autorizaciones

En cada inscripción pagada ves las autorizaciones con su estado. Para firmar: lee el texto, marca que lo has leído, escribe tu nombre y, si quieres, dibuja la firma con el dedo. Puedes descargar el PDF firmado. Las no obligatorias se pueden denegar, y una autorización dada se puede retirar. Si la entidad cambia el texto, te pedirá firmar la versión nueva.

6. Recogida y tarjeta QR

• En la ficha de cada hijo o hija indicas quién más puede recogerle: nombre, documento, teléfono y relación.
• Cada participante tiene una tarjeta de recogida con un QR. Enséñala al monitor al recoger; él la lee con su móvil.
• Si la pierdes, genera otra: la anterior deja de valer.
• Si quien recoge no trae la tarjeta, el monitor comprobará su documento en la lista de autorizados.
• Si la entidad lo permite y firmas la autorización correspondiente, tu hijo o hija puede salir solo.

7. Avisos, fotos, horario y encuestas

• Avisos: los avisos de la coordinación y de los monitores llegan a la pestaña Avisos, por email y, si lo activas en Mi cuenta, como notificación en el móvil. Si te piden confirmar la lectura, pulsa Leído.
• Fotos: si la entidad usa el muro, ves las fotos aprobadas de los grupos y días de tu hijo o hija y puedes descargarlas.
• Horario: el horario semanal del grupo, si la entidad lo publica.
• Encuestas: al terminar el campamento puede llegarte una encuesta; puedes cambiar tus respuestas mientras siga abierta.

8. Cambios y anulaciones

• Ampliar: desde la inscripción puedes añadir un hermano, más días o servicios. Se pagan aparte y no cambian lo ya pagado.
• Anular: puedes pedir la anulación de días, de un bloque o de servicios dentro del plazo que fija la entidad y mientras el bloque no esté confirmado. La entidad revisa la petición y decide el importe.
• Las inscripciones a plazos no admiten cambios de días desde la app: contacta con la organización.

9. Solicitudes con baremo

En convocatorias con más solicitudes que plazas (habitual en ayuntamientos y otras administraciones):

1. Elige la convocatoria, rellena los datos que pide, ordena los turnos que prefieres y sube los justificantes (por ejemplo, el empadronamiento).
2. Recibes un número de solicitud. Puedes cambiarla o retirarla hasta que cierre el plazo.
3. Con la lista publicada, ves en la app tu posición, tus puntos criterio a criterio y tu resultado.
4. En el plazo de reclamaciones puedes reclamar y subir otro justificante.
5. Si te adjudican plaza, te llega un enlace para aceptarla inscribiéndote y pagando dentro del plazo.

10. Privacidad

Las fichas de tus hijos se guardan cifradas y puedes corregirlas. Desde Mi cuenta descargas tus datos o borras tu cuenta; las inscripciones y facturas se conservan porque la ley obliga a guardarlas.

11. Idioma

Puedes usar la app y el formulario en español o en inglés con el enlace English / Español de la barra. Los correos y los documentos te llegan en el idioma en que te inscribiste.

12. Tienda de extras Plan Avanzado

Si la entidad vende extras (camiseta, fotos, excursión, seguro ampliado…):

1. Abre una inscripción ya pagada y pulsa Comprar extras.
2. Elige el extra, la talla u opción, para quién y cuántas unidades, y acepta las condiciones.
3. Pulsa Calcular y revisar para ver el total y después Confirmar y pagar.

Cada compra se paga aparte y tiene su propio documento en Documentos. La talla queda reservada mientras pagas. Si necesitas devolver algo, pídelo a la organización; la línea devuelta aparecerá como «devuelto».

Parte 3 · Monitores

1. Entrar e instalar

1. Coordinación te invita desde Equipo › Personal; te llega un email.
2. Abre la app de monitores, escribe tu email y el código de 6 cifras que recibes.
3. Instálala en el móvil (ver Instalar una app).

La sesión dura 14 días en cada móvil. Una cuenta de familia no puede entrar aquí. Si pierdes el móvil, avisa a coordinación para que cierre tu sesión.

2. Mis grupos y el día

Ves solo tus grupos y sus días. En cada día, Hoy en mi grupo resume esperados, llegadas, ausencias, pendientes de recoger, recogidos e incidencias, y avisa de cuántos tienen alergias o datos de salud. Cada participante muestra su estado, quién puede recogerle, si tiene tarjeta QR, si no puede ir a la piscina, si sale solo y sus incidencias. Los registros se hacen el mismo día; los días pasados se consultan.

También ves el horario del grupo, las paradas y autobuses de cada salida y, con pernocta, el listado por habitación.

3. Pasar lista, también sin conexión

• Marca Llegada o Ausencia de cada participante.
• Abre el día una vez con internet: su listado queda guardado en el móvil (sin datos de salud).
• Sin conexión, lo que registras se guarda en el móvil y se sube solo al volver la red. Subirlo dos veces no lo duplica.
• Si otro móvil cambió antes al mismo participante, el registro aparece en Avisos para revisarlo.
• Al cerrar sesión se borra todo del móvil; si queda algo sin subir, la app avisa antes.

4. Recogidas

1. En Recogida, lee con la cámara la tarjeta QR que enseña la familia. La app dice si es válida y quién puede recoger.
2. Si no traen la tarjeta, elige al participante y a la persona autorizada de la lista y marca he visto el documento.
3. Si viene alguien que no está en la lista, llama al responsable o a una persona autorizada y registra quién lo confirmó y el motivo.
4. Con la etiqueta Sale solo, puedes registrar la salida sin acompañante.

Sin conexión, el QR se comprueba con las tarjetas guardadas y se vuelve a comprobar al subirlo.

5. Incidencias

Registra una incidencia para uno o varios participantes presentes, con su tipo, gravedad y lo que ha pasado (también sin conexión). La familia no ve la descripción: coordinación la sigue y decide si informa.

6. Salud y medicación

Solo si coordinación te ha dado el permiso de salud, y solo con conexión. Cada consulta pide un motivo y queda registrada; nada se guarda en el móvil. En la pestaña Medicación del día registras las tomas como dadas o no dadas (con nota).

7. Fotos

En Fotos del día eliges hasta 20 fotos de tu grupo (15 MB cada una). El móvil las reduce y las sube solas, también más tarde si no hay conexión. Ninguna se publica hasta que coordinación la aprueba. Antes de subir, comprueba que no aparece nadie sin permiso de imagen.

8. Avisar a las familias

En Avisar a familias del día envías un aviso a todas las familias del grupo. Los avisos preparados salen al momento; un texto tuyo espera a que coordinación lo apruebe. Como máximo 10 por grupo y día. Nunca escribas nombres de participantes ni datos de salud.

9. Fichar la jornada

En Jornada fichas entrada, pausa, vuelta y salida. Sin conexión vale la hora del móvil y se marca «sin conexión». No se guarda tu ubicación. Ves tu jornada y los últimos 31 días, con las correcciones de coordinación y su motivo. En Cuenta › Mi disponibilidad marcas los días que no puedes trabajar.

10. Notificaciones

En Mi sesión eliges qué avisos quieres en ese móvil: cambios en tus grupos y recogidas pendientes pasada la hora; coordinación, además, incidencias nuevas y avisos por aprobar. No llevan nombres ni datos de salud.

Anexos

A. Planes y módulos

Lo esencial está en todos los planes y nunca se limita: ediciones, catálogos, formulario y lista de espera; cobros, facturas, devoluciones y Excel NCS; las tres apps con asistencia y recogidas; privacidad, autorizaciones y fichas de salud. Los módulos se añaden así:

Si un módulo está encendido pero el plan no lo incluye, queda en solo lectura: se consulta y se exporta, pero no se crea nada nuevo. Nunca se bloquean la asistencia, las recogidas, la salud ni la facturación.

B. Preguntas frecuentes

Una familia no recibe el código para entrar.

Que revise el correo no deseado y que use el mismo email de la inscripción. Puede pedir 3 códigos cada 15 minutos. Desde Familias › Cuentas de la app puedes reenviarle cómo entrar.

No aparece la factura de un pago.

Comprueba que el pedido está pagado y revisa Cobros › Envíos y devoluciones: el documento puede estar en cola o en revisión. Desde la ficha de la inscripción puedes emitir una factura pendiente.

Una devolución está «en revisión».

No la repitas. Comprueba en WooCommerce y en el banco si se hizo y concíliala en Cobros › Envíos y devoluciones.

Un participante no sale en la lista del monitor.

Revisa que el día esté contratado y pagado, que el bloque no esté cancelado y que el participante tenga grupo asignado.

Los totales de dos informes no coinciden.

Suele ser el alcance: fecha de servicio, de cobro o de factura, o devoluciones pendientes. Usa los mismos filtros.

Un monitor perdió el móvil.

Cierra sus sesiones en Grupos y asistencia › Grupos. Los datos del móvil se borran la próxima vez que conecte.

Una familia quiere cambiar de semana a días sueltos.

Se tramita como anulación en Inscripciones › Cambios y saldo familiar y una nueva inscripción a la que se aplica el saldo.

C. Glosario

Edición

Convocatoria con sus fechas, tipos, bloques, servicios y precios.

Tipo de campamento

Modalidad dentro de una edición (por ejemplo, Multideporte), con sus edades, plazas y horario.

Bloque

Semana o periodo de una edición; se contrata completo o por días, según se configure.

Servicio

Complemento por día: acogida, comedor, transporte…

Mínimo

Participantes necesarios para que un tipo y bloque se celebre.

Rectificativa

Documento en negativo que corrige una factura; la original no se modifica.

Saldo familiar

Importe reconocido a favor de una familia tras una anulación, que se aplica a otra inscripción o se devuelve.

Lote

Exportación identificada de documentos para la contabilidad.

Baremo

Conjunto de criterios y puntos con que se ordenan las solicitudes de una convocatoria.

Precio público

Precio que cobra una administración por un servicio, documentado con justificante o liquidación en lugar de factura.

Carta de pago

Documento con importe, plazo y referencia para pagar por transferencia.

D. Novedades por versión

El detalle de lo que trajo cada versión, de la 0.11 a la 0.22, sigue en la Guía de uso anterior, que se conserva como historial en Pruebas y ayuda.